Elternsprechtag Online-Anmeldung

Elternsprechtag Online-Anmeldung

Jugend forscht 2018

Matthias ist 18 Jahre alt, hat im letzten Sommer sein Abitur erfolgreich bestanden und befindet sich aktuell bei basecom im ersten Ausbildungsjahr zum Fachinformatiker für Anwendungsentwicklung. Mit einer eigenständig entwickelten Online Anmeldung für den Elternsprechtag seiner ehemaligen Schule, nimmt er aktuell am Jugend forscht Wettbewerb 2018 teil und hat es bereits in die Landesauswahl am 12. – 14. März 2018 geschafft. Wie genau die Online Anmeldung entstanden ist und wie sie funktioniert, erklärt er uns in diesem Blogartikel. Wir drücken natürlich kräftig die Daumen für die Landesauswahl!

 

Das Ziel meines persönlichen Projektes war es, eine funktionstüchtige Webanwendung in Form einer Website zu erstellen, auf welcher Eltern die Möglichkeit haben, sich für den Elternsprechtag einzutragen. Dies wurde dadurch hervorgerufen, dass ich bereits seit dem 11. Jahrgang an der Entwicklung der Schulwebseite mitwirkte. Das Vorgehen des Projektes erfolgte so, dass ich alleine die Umsetzung der benötigten Funktionen durchführte und alles entsprechend zusammenführte. Es gab regelmäßige Treffen und Absprachen mit den verantwortlichen Lehrkräften der Schulwebsite sowie der Organisation des Elternsprechtags, bei denen die Anforderungen an die Online-Anmeldung, der aktuelle Stand sowie Probleme bei Testläufen besprochen wurden.

Im November 2017 konnten wir das System erstmalig mit allen Beteiligten unter realen Bedingungen testen, da ein Elternsprechtag anstand. In den zwei Wochen vor dem Elternsprechtag fand die Anmeldung über das entwickelte Portal statt. Hierzu bekam jeder Schüler Zugangsdaten, mit denen die Eltern oder der Schüler selbst Termine bei den Lehrkräften eintragen konnten. Im Endeffekt führte dies alles dazu, dass wir einen erfolgreichen Elternsprechtag stattfinden lassen konnten, bei dem die Eltern die Termine ausschließlich über die entwickelte Online-Anmeldung eingetragen haben. Die Administration wurde von zwei Lehrkräften übernommen, sodass sie sich um das Ausdrucken der Terminlisten und um die allgemeine Organisation und Einrichtung der Online-Anmeldung gekümmert haben. Somit hatten alle anderen Lehrer keine Last mehr mit der Organisation. Zum jetzigen Zeitpunkt arbeite ich an Erweiterungen bzw. Änderungen, die nach der Durchführung des Elternsprechtags als notwendig erachtet wurden. Bis zu diesem Punkt war es jedoch ein weiter Weg, den ich im Folgenden genauer erläutern möchte.

Die Vorgehensweise

Da die Homepage des Kreisgymnasiums St. Ursula Haselünne auf WordPress basiert, versuchte ich erst einmal die Anmeldung per PHP in WordPress einzubinden. Nach einigem rumprobieren mit einer lokalen WordPress Installation, stellte sich heraus, dass man nicht einfach so PHP-Seiten hinzufügen und mit GET einbinden kann. Alternativ fand ich Plug-Ins für WordPress, mit denen man PHP-Code ausführen konnte. Doch auch diese Plug-Ins halfen mir nicht weiter, da man nicht die benötigten Seiten aufbauen konnte und die Formulare entsprechend nicht richtig abgearbeitet wurden. Als letzte Möglichkeit blieb noch die Entwicklung eines eigenen WordPress-Plug-Ins, welches ich in die Seite einbauen würde. Da ich jedoch vorher noch nie ein WordPress-Plug-In geschrieben hatte, entschied ich mich aus zeitlichen Gründen die Anmeldung unabhängig von WordPress zu entwickeln, und begann eine neue Website zu schreiben, über die die Anmeldung laufen sollte.

Ich machte mir einen groben Plan über die Ein- und Ausgaben, also wie genau die Anmeldung aufgebaut werden sollte. Ich entschied, dass die Website in mehrere Bereiche unterteilt werden sollte, damit die Eingabe der relevanten Daten nicht zu unübersichtlich wird. Folgende Unterbereiche gibt es, auf denen eine Eingabe gemacht wird:

  • Schüler
  • Lehrer
  • Tag & Uhrzeit
  • Zusammenfassung
  • Bestätigung
  • Termine löschen

Des Weiteren entwickelte ich einen Administrationsbereich, über den alle Einstellungen gewählt werden können und die Listen für die Türen ausgedruckt werden können. Der Administrationsbereich ist in folgende Bereiche unterteilt:

  • Daten
  • Lehrer
  • Termine
  • Klassen
  • Neuer Benutzer

Das Frontend

Die Schüler-Eingabe

Durch die Eingabe von Schülerdaten sollten die Termine einwandfrei zugeordnet werden und gleichzeitig eine Sicherheitsbarriere geschaffen werden. Nach mehreren Varianten zeigte sich schnell die optimale Lösung, welche ebenfalls die aktuellen Datenschutzrichtlinien einhält. Dies ist unumgänglich, denn die Seite ist öffentlich zugänglich. Sobald man auf die Schüler-Eingabe-Seite kommt, wird ein Auswahlfenster für die Klasse angezeigt. Im Anschluss muss der Schülername eingetragen werden und kann nicht wie zu einem vorherigen Zeitpunkt gedacht, einfach ausgewählt werden. Ein weiterer Punkt zur leichteren Eingabe ist, dass die Passwörter – im Gegensatz zu Passwörtern von anderen Plattformen – im Klartext eingegeben werden. Eingabefehler sind so einfacher zu beheben.

Die Lehrer-Eingabe

Nachdem man die Daten des Schülers eingegeben hat, gelangt man auf die nächste Seite und hat die Möglichkeit, die Lehrkraft auszuwählen. Genau wie bei der Klassenauswahl wird beim Laden der Seite eine Datenbankabfrage erstellt, es werden alle Lehrkräfte ausgelesen und in ein Dropdown-Menü eingefügt. Hier werden die Lehrer zusammen mit ihren jeweiligen Fächern nach Alphabet sortiert angezeigt und können ausgewählt werden. Nach der Auswahl einer Lehrkraft wird unter dem Dropdown-Menü ein Textfeld angezeigt, in welchem weitere Informationen wie Fächer, Klasse, Raum und die möglichen Sprechzeiten zusammengefasst werden.

Bei der Auswahl der Lehrkraft erfolgt im Hintergrund eine weitere Abfrage, die prüft, ob und wie viele Termine bei dem Lehrer noch frei sind. Sollte gar kein Termin mehr frei sein, wird über dem Feld mit den Informationen ein rotes Feld eingeblendet, in dem steht, dass der Lehrer keine freien Termine mehr zur Verfügung hat. Die Eltern haben in diesem Fall die Möglichkeit, ihre E-Mail-Adresse einzutragen, um benachrichtigt zu werden, wenn der Lehrer wieder freie Termine bekommen sollte. Sollte der Lehrer nur noch an einem Tag freie Termine haben, hat man ebenfalls die Möglichkeit, seine E-Mail-Adresse einzutragen, jedoch kann man hier auch noch auf die nächste Seite wechseln, um einen Termin an dem anderen Tag einzutragen.

Die Datums-Auswahl

Nachdem eine Lehrkraft ausgewählt und die Auswahl bestätigt wurde, kommt man zur Auswahlseite von Tag und Uhrzeit, sofern es eine Auswahl gibt. Sollte der Elternsprechtag nur an einem Tag stattfinden, kann man nicht zwischen zwei Tagen wählen. Als Erstes muss bei einem zweitägigen Elternsprechtag der gewünschte Tag ausgewählt werden. Sobald dies mit Klick auf einen Button getan wurde, wird darunter ein Dropdown-Menü mit allen noch freien Terminen eingeblendet.

Die Zusammenfassung

Bevor der Termin final eingetragen wird, wird an dieser Stelle aufgelistet, was auf den vorherigen Seiten eingegeben bzw. ausgewählt wurde. Als Erstes wird die Lehrkraft angezeigt, gefolgt vom ausgewählten Tag und dem Punkt „Kind 1“. Darunter wird eine Tabelle angezeigt, in dem der Name, die Klasse sowie die Uhrzeit des Termins angezeigt wird. Es heißt hier Termin Kind 1, da man die Möglichkeit hat, einen weiteren Termin für ein Geschwisterkind einzutragen. Hierbei wird dann der Termin im Anschluss für das Geschwisterkind eingetragen. Das Eintragen eines 2. Kindes ist jedoch nur möglich, wenn der Termin danach frei ist und das 1. Kind keinen 10-Minuten-Termin hat. Sollte einer der beiden Fälle zutreffen, wird eine jeweilige Meldung angezeigt.

Die Bestätigung

Nachdem auf der Zusammenfassungsseite auf „Bestätigen“ geklickt wurde, gelangt man zu dieser Seite. Im oberen Bereich steht die Bestätigung über den eingetragenen Termin und man hat die Möglichkeit zwischen mehreren Funktionen zu wählen, die im weitesten selbsterklärend sind.

Der Administrationsbereich

Die Daten-Eingabe

Diese Seite ist die erste Seite des Admin-Bereichs. Hier werden die Daten des Elternsprechtages eingegeben, sodass das System die Daten hat und verarbeiten kann. Insgesamt gibt es sechs Eingabefelder. Das erste Feld ist für die Anzahl der Tage. Im Fall des KGHs sind das entweder 1 oder 2 Tage. Hiermit wird dann auch überprüft, ob alle Felder ausgefüllt sind. Das zweite und dritte Feld sind für die Eingabe des Datums des Elternsprechtags vorgesehen. Wenn 2 Tage eingetragen wurde, so müssen auch beide Felder ausgefüllt werden. Die Felder sind Datumsfelder, sodass auch gleich das richtige Format vorhanden ist. Eine weitere Regel ist, dass das zweite Datum nach dem ersten Datum liegt. Nach diesen Eingaben gibt es noch drei weitere Datumsfelder. Das erste ist gekennzeichnet mit „Vorlauf-Beginn“. Hier wird eingetragen, wann die ersten Termine eingetragen werden können, denn alle die Schüler, die bei einem Lehrer einen 10-Minuten-Termin bekommen sollen oder dessen Eltern auf jeden Fall zu dem Lehrer kommen sollen, können schon ein paar Tage früher ihre Termine eintragen. Als Nächstes kommt der Starttag. Dies ist dann der Tag, ab dem alle Schüler bzw. deren Eltern die Termine eintragen können. Ganz zum Schluss kommt das „Ablauf-Datum“. Dies ist das Datum, ab dem keine Termine mehr eingetragen werden können. Wenn an den Daten eine Funktion bzw. die ganze Anmeldung freigeschaltet wird, erfolgt das immer um 00:00:01 Uhr.

Die Lehrer-Eingabe

Auf dieser Seite können die Lehrer „bearbeitet“ werden. Zum einen hat man hier eine Liste mit allen schon eingetragenen Lehrern. Bei diesen Lehrern kann einstellt werden, an wie vielen Tagen und zu welcher Uhrzeiten sie anwesend sind. Auch weitere Informationen wie der Raum, in dem der Lehrer sitzt, ob der Lehrer eine Klasse hat und, wenn ja, welche Klasse können an dieser Stelle gepflegt werden. Außerdem kann man den Namen des Lehrers verändern, falls man einen Fehler beim Speichern gemacht hat oder diese Lehrkraft geheiratet hat oder gar den Lehrer komplett entfernen. Die zweite Möglichkeit, die man hier auf der Seite hat, ist die, neue Lehrer anzulegen.

Der Bereich Termine

In diesem Bereich kann eine Liste mit allen Lehrkräften und den noch freien Terminen eingesehen werden. Auch können von von dieser Stelle Mails versandt werden, falls bereits ausgeschöpfte Kapazitäten wieder frei werden. Der zweite Unterbereich ist für das Ausdrucken der Terminlisten der Lehrkräfte. Der dritte Unterbereich, den es auch erst seit den neu wiedereingeführten 10-Minuten-Terminen gibt, regelt diese 10-Minuten-Termine. Man wählt zuerst die Klasse des Schülers aus, der einen 10-Minuten-Termin haben soll, und bekommt dann eine Liste mit allen Schülern dieser Klasse. Dann kann man in der eingeblendeten Tabelle Lehrer hinzufügen und löschen. Der vierte und letzte Unterbereich enthält genau das gleiche wie der dritte, es werden jedoch nicht 10-Minuten-Termine „beantragt“, sondern einfach nur Termine, wenn der Schüler bzw. dessen Eltern in jedem Fall kommen sollen. Es bleibt hier bei 5 Minuten pro Termin.

Der Bereich Klassen

In diesem zweiten größeren Bereich geht es um die Klassen und die Schüler. Auch hier gibt es vier Unterbereiche. Der erste Unterbereich ist eine allgemeine Liste aller eingetragenen Klassen. Außerdem wird hier die Anzahl der Schüler eingetragen, die in den jeweiligen Klassen sind. Diese Zahlen sind auch für die Erstellung der Passwörter wichtig.

Der zweite Unterbereich ist für das Eintragen neuer 5. Klassen zuständig. Hier wählt man aus, wie viele neue fünfte Klassen es gibt, und trägt die Anzahl der Schüler pro Klasse ein.

Der dritte Unterbereich ist für die Schüler. Hier hat man die Möglichkeit, eine CSV-Datei hochzuladen, in der alle Schüler aufgelistet sind. So muss man nicht jeden Schüler einzeln eintragen.

Der letzte Unterbereich ist für die Passwörter zuständig. Hier werden mit Klick auf den Button „Passwörter erstellen“ die individuellen Passwörter für jeden einzelnen Schüler erzeugt. Außerdem kann man hier die Listen oder Serienbriefe speichern und ausdrucken. Es gibt hier zwei Möglichkeiten, denn als Ziel hatte ich mir ja gesetzt, dass der Papierverbrauch reduziert wird, deswegen gibt es einmal die Liste, auf der nur der Name, das Passwort und die Lehrkräfte stehen, bei denen Termine gemacht werden sollen. Den Serienbrief bekommen nur die neuen Fünftklässler, damit die Eltern über das System informiert werden.

Neue Benutzer

An dieser Stelle haben Administratoren die Möglichkeit, einen neuen Nutzer anzulegen. Dabei wird der Name sowie eine E-Mail-Adresse benötigt. Für den Account muss außerdem ein Benutzername gewählt werden und die Rolle des Accounts. Es gibt 3 verschiedene Rollen: Benutzer, Administrator und Entwickler. Der Benutzer hat nur die Rechte, die vorher genannten Einstellungen zu ändern und Funktionen zu nutzen. Der Administrator kann außerdem noch neue Benutzer anlegen und der Entwickler hat darüber hinaus noch Zugriff auf die Error-Logs.

Das Fazit

Ich glaube, der wirklich ausschlaggebende Punkt an meinem System ist, dass es gezielt auf die Bedürfnisse des KGHs zugeschnitten ist. Es gibt weitere Systeme, die bestimmt auch alle ihre Vorteile haben, aber da ich die Anmeldung für das und in Zusammenarbeit mit dem KGH entwickelt habe, ist es genau auf die Bedürfnisse des KGH zugeschnitten. Ich kann darüber jetzt nur mutmaßen, weil ich mir andere System nicht genauer angeschaut habe, damit ich Funktionen einfach so umsetzen kann, wie ich will, und nicht die ganze Zeit darüber nachdenke, wie ich eine Funktion einbaue, die ein anderes System auch hat – aber dennoch denke ich, dass der Ablauf mit einem anderen System nicht so gut gelaufen wäre.

Doch kein System ist jemals wirklich fertig. Deswegen werde ich die Anmeldung immer weiter entwickeln. Der nächste Elternsprechtag am KGH findet im März 2018 statt und bis dahin werde ich noch ein paar Themen bearbeiten.

Auf jeden Fall habe ich mein Ziel erreicht und eine funktionierende Elternsprechtag-Online-Anmeldung entwickelt. Auch wenn das System noch nicht komplett ausgereift ist und noch nicht alle Eventualitäten abdeckt, so habe ich doch ein laufendes System entwickelt, welches den ersten Einsatz erfolgreich gemeistert hat.

Der erste Punkt, den ich beim Ablauf bzw. bei der Organisation des Elternsprechtages verbessern wollte, war die Reduzierung der Unterrichtszeit. Eine Reduzierung der verwendeten Unterrichtszeit konnte bei diesem ersten Einsatz jedoch noch nicht wirklich verzeichnet werden, da ich an zwei Tagen vor Beginn der Anmeldung in der Schule anwesend war und durch die Klassen gegangen bin, um den Schülern die Funktion zu erklären. Dies wird sich aber ab dem nächsten Elternsprechtag ändern. Jedoch konnte die Absprache von Lehrkräften und Eltern über die Kinder reduziert werden, denn die Eltern haben ihre Termine selbst bzw. mit Hilfe ihrer Kinder eingetragen.

Der zweite Punkt war die Reduzierung des Papiers. Was natürlich nicht beurteilt werden kann, ist, wie viele die Terminlisten zuhause ausgedruckt haben, deshalb gehe ich hierbei nur von der Reduzierung der Blätter in der Schule aus. Jeder Schüler hat anstatt zweier Zettel nur noch einen Zettel bekommen. Somit wurden alleine für die Schüler schon die Hälfte der Blätter eingespart. Ab dem nächsten Elternsprechtag wird sich dieses noch weiter verringern, weil dann jeder Schüler nur noch einen Papierstreifen mit den Zugangsdaten bekommt. Außerdem wurden die Terminlisten für die Türen nur noch einmal von der Schule ausgedruckt, da die Zettel nicht mehr kopiert werden mussten. So wurde auch hier die Hälfte der Blätter eingespart.

Alles in allem kann also gesagt werden, dass ich alle meine Ziele erreicht habe.

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Über den Autor

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Matthias Hamacher

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